城事帮办活动基本流程

金宏亮

宁波城事帮办活动基本流程（试行）

1、
活动的申请：
城事帮办总站活动可直接向站长、副站长或管理层会议提出书面的活动申请，并附上活动策划，经同意后方可开展。
各服务小组本身的活动或属于各服务小队志愿服务范畴的活动，向小组负责人提出书面的活动申请，并附上活动策划（部分小型常规活动可不附活动策划，但必须要有活动申请），小组负责人向站长、副站长或管理层会议汇报通过后方可开展。
与其他单位联合开展的活动，须经站长或副站长同意，方可开展，由站长或副站长指定该活动主管。

2、
活动开展前的准备：
活动中需要由城事帮办提供的道具、帮助等与志愿服务活动有关的内容，应当向站长或副站长提出书面的物资、资金申请，经批准后方可向服务部领取活动所需物资与资金（资金由服务部统一向财务领取），经签名后的物资及资金申请由服务部负责备案。
经过审批的活动申请及策划由活动申请人交组织监察处备案，（小组活动由小组负责人备案）。组织监察处（或小组负责人）需要按照活动策划，事先了解活动情况，并安排活动监管员进行活动监管（部分小型常规活动可不监管，与其他单位联合开展的活动可不监管）。
服务部在为志愿服务提供帮助时，需要其他部门配合的，其他部门应按时有质量地完成，如其他部门无法完成时，则向站长、副站长求助；对无故拒绝配合的，可向站长、副站长提出。

3、
活动的开展与责任：
由活动申请人做好活动的所有准备工作，自行到城事帮办准志愿者群共享或城事帮办论坛资料库下载活动所需表格，并按规定使用，活动开展必须符合城事帮办的要求，活动组织者承担本次活动的主要责任，大型活动组织者可临时加入城事帮办管理群，入群后群名片改为活动名称，并随时向管理层汇报活动进展。
组织监察处（或小组负责人）需要对所申请的活动做好活动开展的指导工作，对活动承担监管责任。根据活动策划，对活动的筹备、进展、现场执行、总结等做好监督工作，如有违规情况存在，有权及时制止，并向活动组织者、站长通报相关情况，着活动组织者限时处理妥当。

4、
活动现场
在城事帮办组织的志愿服务活动现场，除承担相应责任的管理者外，必须有2名以上管理层人员在活动现场，做好现场活动建议、保障工作（不得担任该次活动主要岗位）。如出现紧急情况，须随时承担、接替各项管理工作，并会同组织监察处做好情况处理汇报。

5、
活动总结
活动结束后，各活动组织者应当认真做好活动总结，在活动结束后3天内将活动总结、精选活动照片发布在论坛相关版块上；并将所有文件向有关部门递交：秘书处——活动申请及策划（电子版）、活动物资与资金申请（电子版）、活动人员报名签到计时表（电子版）、活动总结（电子版）、精选活动照片（电子版）；组织监察处——活动申请及策划（书面，有站长或副站长同意签名）、活动人员报名签到计时表（书面、电子版）；服务部——活动物资与资金申请（书面，有站长或副站长同意签名）；网宣部——所有活动照片（电子版）。活动组织者还需要在管理层会议做活动总结汇报。
与其他单位联合开展的活动，只需要上交活动物资与资金申请、活动人员报名签到计时表、活动照片（电子版）给相关部门即可。

6、
活动权限问题：除站长外，副站长可以批准除新型大型活动外的活动申请，享有600元以下活动资金及物资的批准权利，紧急情况下享有1000元以下活动资金与物资的批准权利；普通情况下批准需要书面签名，紧急情况下允许电话直接通知出纳；各小组负责人在紧急情况下，经组织监察处同意后，享有100元以下活动资金及物资的临时调配权利。

7、
活动经费的预支、报销问题：
1）活动预算在300元以下的，一般由活动组织者先自行垫付，活动结束后凭票据找站长或副站长批准签字，再向组织监察处出纳报销，最后交财务做帐；
2）活动预算在300元以上的（含），则需先以书面形式向站长或副站长提出活动资金申请，审批通过后可向出纳预支50%（超过600元的，可预支80%），剩余部分，活动结束后凭票据向出纳结算，最后交由财务做帐。
3）所有资金去向须采购与活动组织者双签名，发票或收据上必须有财务章或公司章，无章票据需要2名以上采购者与活动组织者签字证明。
4）活动资金超过预算的110%部分、无必要或与活动无关的费用不予报销。

喜克龙

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